Ons privacybeleid

Wie we zijn

DutchCalendar is een dienst om afspraken te plannen. Verantwoordelijk voor de gegevens in dit beleid is DutchCalendar, een handelsnaam van Tristan de Lange (Leeuwarden). Je bereikt ons op info@dutchcalendar.com.

Twee soorten mensen gebruiken DutchCalendar, en dat maakt verschil:

• Bedrijven en hun medewerkers, met een account. Voor hun gegevens zijn wij verantwoordelijk.
• Klanten die bij zo'n bedrijf een afspraak maken. Voor hun gegevens is het bedrijf verantwoordelijk; wij verwerken ze in opdracht van dat bedrijf, volgens onze verwerkersovereenkomst.

Als je een account hebt

Als je een account hebt, verwerken we:

• je naam en e-mailadres;
• je wachtwoord, alleen als onleesbare hash. Log je in met een link per e-mail, dan hebben we geen wachtwoord;
• de gegevens van je bedrijf, zoals de naam, het KvK-nummer, adressen, je logo en je kleur;
• je werktijden, vrije dagen, afspraaktypes en wat je inplant, zoals auto's of ruimtes;
• je team: wie erin zit, met welke rol, en het e-mailadres van wie je uitnodigt;
• je eigen videolink voor online afspraken, zoals een vaste Zoom-link, als je die invult;
• als je DutchCalendar koppelt aan je website: je API-keys, alleen als hash, en de adressen van je webhooks, met hun geheim versleuteld;
• als je inlogt: een sessie, met het IP-adres en de browser waarmee je inlogde.

We gebruiken die gegevens om DutchCalendar voor je te laten werken: dat is de overeenkomst die we met je hebben. Het IP-adres en de browser gebruiken we om je account te beveiligen; daar hebben we een gerechtvaardigd belang bij.

Tegen misbruik tellen we hoeveel afspraken er via je link binnenkomen. Komen er bij een nieuw bedrijf ongewoon veel binnen, dan krijgen wij een melding met de naam van het bedrijf en het e-mailadres van de eigenaar, zonder gegevens van klanten. Ook daar hebben we een gerechtvaardigd belang bij.

We mailen je alleen over je account en je afspraken, zoals het bevestigen van je e-mailadres, een nieuw wachtwoord of een nieuwe boeking. Geen reclame.

Als je een afspraak maakt

Maak je via DutchCalendar een afspraak bij een bedrijf, dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor je gegevens. Wij verwerken ze in opdracht van het bedrijf, alleen om de afspraak te regelen. Het gaat om je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, je antwoorden op de vragen van het bedrijf, en de afspraak zelf: wat, wanneer en bij wie.

• Het bedrijf en zijn medewerkers zien je afspraak in hun dashboard. Heeft de medewerker een agenda gekoppeld, dan staat de afspraak met je gegevens ook in die agenda.
• Je krijgt een bevestiging per e-mail, een dag van tevoren een herinnering, en een bericht als de afspraak verandert of niet doorgaat.
• Is de afspraak online, dan krijg je de link van het videogesprek: van Microsoft Teams, Google Meet of een vaste link van de medewerker. Teams en Meet maakt de gekoppelde agenda van de medewerker, met de afspraak die daar al in komt. Wat er in het gesprek zelf gebeurt, valt onder de dienst van die link.
• Koppelt het bedrijf DutchCalendar aan zijn eigen systemen, met onze API of webhooks, dan gaan je gegevens ook daarheen. Daarvoor is het bedrijf verantwoordelijk.
• Je IP-adres gebruiken we alleen om misbruik te stoppen: we houden een paar minuten bij hoe vaak er vanaf één adres wordt geboekt. We slaan het niet op.
• Ook tegen misbruik kun je met één e-mailadres hoogstens 5 afspraken per dag maken bij hetzelfde bedrijf. Daarvoor kijken we alleen naar de afspraken die al bij dat bedrijf staan.

Heb je een vraag over je afspraak, of wil je je gegevens inzien of laten verwijderen? Vraag het aan het bedrijf. Mail je ons, dan sturen we je vraag door naar het bedrijf en helpen we het om je vraag af te handelen.

Je kunt DutchCalendar proberen bij twee verzonnen bedrijven: Kapsalon Noor en Autobedrijf De Vries. Daar zijn wij zelf verantwoordelijk voor wat je invult. We sturen je geen e-mail, er komt niets in een agenda, en binnen 24 uur wissen we het. Een verzonnen naam en adres zijn ook goed.

Als je je agenda koppelt

Medewerkers kunnen hun agenda van Google, Microsoft (Outlook, Hotmail en Microsoft 365) of Apple (iCloud) koppelen. Dat hoeft niet. Doe je het wel, dan werkt het zo:

Wat we lezen

De lijst met je agenda's en hun namen. Uit de agenda's die je aanzet: alleen het begin en einde van je afspraken in de komende twee maanden, of je dan bezet bent, en of je een uitnodiging hebt afgeslagen. Nooit de titel, beschrijving, plaats of deelnemers van je afspraken. iCloud stuurt de hele afspraak mee; daarvan gebruiken we alleen het begin en einde. Bij Google en Microsoft lezen we ook of een agenda zelf een videogesprek kan maken (Google Meet of Microsoft Teams).

Wat we schrijven

Afspraken die via DutchCalendar zijn gemaakt, in de agenda die je kiest, met de gegevens van de klant. Kiest het afspraaktype Teams of Google Meet, dan vraagt de afspraak je agenda om er een videogesprek bij te maken. We wijzigen en verwijderen alleen afspraken die DutchCalendar zelf in je agenda heeft gezet.

Wat we bewaren

De toegang tot je agenda (een token, of bij iCloud een app-specifiek wachtwoord), versleuteld. De bezette tijden van de komende twee maanden, die we bij elke update vervangen. En per afspraak die we in je agenda zetten een verwijzing, zodat we hem later kunnen aanpassen, met de link van het videogesprek als je agenda er een maakte. Die link sturen we de klant.

Waarvoor

Alleen om te voorkomen dat klanten een tijd boeken waarop je al bezet bent, en om nieuwe afspraken in je agenda te zetten. Niet voor advertenties, niet om AI-modellen te trainen, en we verkopen niets. Mensen kijken er niet in, behalve als jij ons om hulp vraagt, of als het nodig is voor de beveiliging of door de wet.

Loskoppelen

Dat doe je in je dashboard bij Agenda's. We wissen dan meteen de toegang, de bezette tijden en de verwijzingen, en bij Google trekken we onze toegang ook in. Afspraken die al in je agenda staan, blijven daar: die zijn van jou. Je kunt de toegang ook intrekken in je account bij Google, Microsoft of Apple.

Per aanbieder vragen we deze toegang:

• Google: calendar.events.owned, om afspraken te bekijken, te maken, te wijzigen en te verwijderen in agenda's die je zelf bezit, en calendar.calendarlist.readonly, om de lijst met je agenda's te zien.
• Microsoft: Calendars.ReadWrite, om je agenda's te lezen en er afspraken in te zetten, User.Read, voor je naam en e-mailadres, zodat je ziet welk account gekoppeld is, en offline_access, zodat de koppeling blijft werken zonder dat je steeds opnieuw inlogt.
• Apple: een app-specifiek wachtwoord dat je zelf bij Apple maakt, en daar ook weer kunt intrekken.

Het gebruik van gegevens die DutchCalendar van Google API's ontvangt, en het doorgeven daarvan aan andere apps, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use.

Als je de iPhone-app gebruikt

Met de iPhone-app zie je je afspraken onderweg. De app bewaart op je telefoon alleen je inlogsessie, in de beveiligde sleutelhanger van iOS. Afspraken en gegevens van klanten haalt hij bij ons op terwijl je de app gebruikt, en hij slaat ze niet op je telefoon op.

Net als op de website bewaren we bij de sessie het IP-adres en het apparaat waarmee je inlogde, even lang en voor hetzelfde doel. Je ziet de sessie terug in je account onder ‘Andere apparaten’. De app praat alleen met onze eigen server en gebruikt geen analyse-, reclame- of crashdiensten.

Wie ons helpt

Een paar bedrijven verwerken gegevens voor ons:

• TransIP (Nederland). Onze server, de database met alle gegevens en de back-ups staan bij TransIP, in een datacenter in Nederland.
• Resend (Verenigde Staten). Resend verstuurt onze e-mails, vanuit Ierland, en krijgt daarvoor het e-mailadres, de naam en de inhoud van elke mail. Logs en gegevens over de verzending bewaart Resend in de Verenigde Staten. Dat mag, omdat Resend is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en een verwerkersovereenkomst met ons heeft.
• Google, Microsoft en Apple, alleen als je je agenda koppelt. Dan wisselen we gegevens uit met de aanbieder van je agenda, zoals hierboven staat. Wat zij ermee doen, staat in hun eigen privacybeleid.

Je klantgegevens staan dus in een database in Europa. We verkopen geen gegevens, en geven ze aan niemand anders, behalve als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Je account en je bedrijf: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens. Was je de enige in je bedrijf, dan gaat het bedrijf met alle afspraken mee. Werk je in een team, dan blijven je afspraken bij het bedrijf, onder de naam ‘Oud-medewerker’.
• Afspraken van klanten: zolang het bedrijf een account heeft. Daarna wissen we ze.
• Een inlogsessie, met IP-adres en browser: tot je uitlogt, of tot de sessie na 30 dagen zonder gebruik verloopt.
• Links in e-mails om in te loggen of je adres te bevestigen: tot ze verlopen.
• Uitnodigingen voor je team: tot een dag nadat ze zijn gebruikt of ingetrokken, of 30 dagen nadat ze zijn verlopen.
• Bezette tijden uit je agenda: alleen die van de komende twee maanden, en bij elke update vervangen.
• Meldingen aan je webhooks: 30 dagen.
• Testboekingen via de API: 30 dagen na de afspraak.
• Afspraken bij de demo's: hoogstens 24 uur.
• Technische logs van onze server, met IP-adressen: hoogstens 14 dagen.
• Back-ups: hoogstens 30 dagen.

Cookies

Op deze website en op de boekingspagina's zetten we geen cookies. Alleen als je inlogt, zetten we een cookie die je ingelogd houdt, en terwijl je een agenda koppelt nog een, voor tien minuten. Die zijn nodig om de app te laten werken. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor advertenties, en geen analysediensten. Daarom vragen we je ook niet om toestemming.

Beveiliging

• Alles gaat over een versleutelde verbinding (https).
• De database is alleen te bereiken vanaf onze server. Die beheren we alleen met een sleutel, niet met een wachtwoord, en hij krijgt automatisch beveiligingsupdates.
• Wachtwoorden en API-keys bewaren we alleen als hash. De toegang tot agenda's en de geheimen van webhooks staan versleuteld in de database.
• Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen een bedrijf bepaalt je rol wat je mag.
• Gaat er toch iets mis met gegevens, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij jou als het risico voor je groot is.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, en ze krijgen in een bestand dat je ergens anders kunt gebruiken. Je mag ook bezwaar maken tegen wat we ermee doen, of vragen om het gebruik tijdelijk te beperken.

Veel doe je zelf in je dashboard: je naam, e-mailadres en wachtwoord wijzigen, of je account verwijderen. Voor de rest mail je naar info@dutchcalendar.com. We antwoorden binnen een maand. Heb je een afspraak gemaakt bij een bedrijf, vraag het dan eerst aan dat bedrijf.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan mag je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het wel graag eerst van jou.

Als dit beleid verandert

Verandert er iets, dan passen we deze pagina aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan. Gaat het om iets wat je gegevens raakt, zoals een nieuw bedrijf dat gegevens voor ons verwerkt, en heb je een account, dan mailen we je dat van tevoren.

In English: Google user data

DutchCalendar is a Dutch scheduling app. Businesses can connect their Google Calendar, so customers cannot book a time at which they are already busy, and so new appointments appear in their calendar. This is how we handle the data we receive from Google:

• Access: calendar.events.owned and calendar.calendarlist.readonly, only after the user connects their calendar.
• Use: we read the list of calendars and, from the calendars the user selects, only the start and end time and busy status of events in the next two months, never their title, description, location or attendees. We create events for appointments booked through DutchCalendar in the calendar the user chooses, with a Google Meet conference when the appointment type asks for one, and only change or delete those events. We also read whether a calendar allows Google Meet, and send the Meet link to the customer of the appointment.
• Storage: OAuth tokens are stored encrypted in our database in the Netherlands. Busy times are kept for the next two months only and replaced on every sync.
• Sharing: we do not sell or share Google user data, do not use it for advertising, and do not use it to develop, improve or train AI or machine learning models. No one reads it, unless the user asks us for help, or it is needed for security or by law.
• Deletion: disconnecting the calendar in the dashboard immediately deletes the tokens, busy times and references, and revokes our access at Google. Users can also revoke access at myaccount.google.com/permissions. Deleting the account deletes all of it.

DutchCalendar's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Questions: info@dutchcalendar.com.