Onze verwerkers­overeenkomst

1. Wie wat is

Jouw bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarvoor de gegevens van je klanten worden gebruikt. DutchCalendar (Tristan de Lange, Leeuwarden) is verwerker: wij verwerken ze alleen voor jou.

Deze overeenkomst geldt zolang je bedrijf een account bij DutchCalendar heeft, en daarna tot we de gegevens hebben gewist (artikel 11).

Voor de gegevens van je eigen account en je team is DutchCalendar zelf verantwoordelijk. Daarover gaat ons privacybeleid.

2. Welke gegevens, en waarvoor

Waarvoor

Afspraken plannen voor jouw bedrijf: klanten laten boeken, verplaatsen en annuleren, en jou en je team de afspraken laten zien.

Van wie

Je klanten: iedereen die bij jouw bedrijf een afspraak maakt.

Welke gegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer als dat is ingevuld, de antwoorden op de vragen die jij bij een afspraaktype stelt, en de afspraak zelf: wat, wanneer, bij wie en eventueel met welk middel, zoals een auto of ruimte.

Wat we ermee doen

Bewaren, tonen in je dashboard en in de iPhone-app, e-mails sturen (bevestiging, herinnering, wijziging), in de gekoppelde agenda's van je team zetten, via de API en webhooks naar je eigen systemen sturen als je die koppelt, en wissen.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals over iemands gezondheid, verwerken we alleen als jij ernaar vraagt bij je vragen. Doe dat alleen als het echt nodig is; daarvoor ben jij verantwoordelijk.

3. Jouw instructies

We verwerken de gegevens alleen zoals jij dat wilt: volgens deze overeenkomst en wat je in DutchCalendar instelt, zoals je afspraaktypes, je koppelingen en je API-keys. Niet voor onszelf, en we verkopen niets.

Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat. Moeten we iets doen omdat de wet dat vraagt, bijvoorbeeld gegevens geven aan een rechter, dan laten we je dat weten, behalve als de wet dat verbiedt.

4. Geheimhouding

Alleen wie voor DutchCalendar werkt en het echt nodig heeft, kan bij de gegevens, en moet ze geheimhouden. Nu is dat alleen Tristan de Lange. We kijken er alleen in als jij om hulp vraagt, of als het nodig is voor de beveiliging of door de wet.

5. Beveiliging

We nemen deze maatregelen (artikel 32 AVG):

• Alles gaat over https, en browsers moeten dat blijven gebruiken (HSTS).
• De server en de database staan in een datacenter in Nederland. De database is alleen te bereiken vanaf de server zelf.
• Inloggen op de server kan alleen met een sleutel, niet met een wachtwoord. De firewall laat alleen websiteverkeer en die toegang door, en beveiligingsupdates gaan automatisch.
• Wachtwoorden en API-keys bewaren we alleen als hash. De toegang tot agenda's en de geheimen van webhooks staan versleuteld in de database (AES-256).
• Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen een bedrijf bepaalt de rol wat iemand mag.
• We begrenzen hoe vaak er vanaf één adres wordt ingelogd of geboekt, en hoeveel afspraken één e-mailadres per dag bij jou kan maken, tegen misbruik.
• Elke dag een back-up, hoogstens 30 dagen bewaard. Technische logs met IP-adressen bewaren we hoogstens 14 dagen.

Verbeteren we iets, dan passen we deze lijst aan. Minder veilig wordt het niet.

6. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor deze subverwerkers:

• TransIP (Nederland): de server, de database en de back-ups, in een datacenter in Nederland.
• Resend (Verenigde Staten): verstuurt de e-mails aan je klanten, vanuit Ierland, en krijgt daarvoor de naam, het e-mailadres en de inhoud van elke mail.

Zij hebben dezelfde plichten als wij in deze overeenkomst. Willen we een nieuwe subverwerker, dan mailen we je minstens 30 dagen van tevoren. Heb je een goede reden voor bezwaar en lossen we dat niet samen op, dan kun je stoppen voordat de nieuwe begint.

Koppelt iemand in je team een agenda van Google, Microsoft of Apple, dan zetten we afspraken met de gegevens van klanten in die agenda. Dat is een keuze van jou en je team; die aanbieder werkt dan volgens de afspraken die jullie zelf met die aanbieder hebben.

7. Buiten de EU

De database met alle gegevens van je klanten staat in Nederland. Alleen via Resend gaan gegevens buiten de EU: logs en gegevens over de verzending van e-mails staan in de Verenigde Staten. Dat mag, omdat Resend is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.

8. Datalekken

Ontdekken we een datalek met gegevens van je klanten, dan melden we dat zonder onnodige vertraging, en binnen 48 uur, aan het e-mailadres van de eigenaar van je bedrijf. We vertellen wat er gebeurde, om welke gegevens en ongeveer hoeveel klanten het gaat, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen.

Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan je klanten. We helpen je daarbij met alles wat we weten.

9. Rechten van je klanten

Vraagt een klant om gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, dan beslis jij wat er gebeurt. Veel zie je in je dashboard. Lukt iets daar niet, mail dan naar info@dutchcalendar.com; we helpen je binnen een week.

Komt zo'n vraag bij ons binnen, dan sturen we die naar jou door en beantwoorden we hem niet zelf.

We helpen je ook als je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) moet maken, of als de Autoriteit Persoonsgegevens vragen heeft.

10. Controle

We geven je alle informatie die je nodig hebt om te laten zien dat de AVG wordt nageleefd. Wil je dat een onafhankelijke deskundige het controleert, dan kan dat, op jouw kosten, op een moment dat we samen afspreken en hoogstens één keer per jaar, behalve na een datalek.

11. Als het stopt

Verwijder je je bedrijf, dan wissen we de gegevens van je klanten meteen uit de database. Uit de back-ups verdwijnen ze binnen 30 dagen. Wil je de afspraken eerst in een bestand, mail ons dan voordat je je bedrijf verwijdert, dan sturen we ze je.

Moeten we iets langer bewaren omdat de wet dat vraagt, dan bewaren we het alleen daarvoor.

12. Verder

Voor aansprakelijkheid geldt wat in onze voorwaarden staat (artikel 8). Botst deze overeenkomst met de voorwaarden, dan gaat deze overeenkomst voor als het om de gegevens van je klanten gaat. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.